Revista Lucas De Leyden: "Digitalizar para Preservar/Preservar lo digitalizado"
Digitalizar para preservar / Preservar lo digitalizado
REVISTA LUCAS DE LEYDEN·JUEVES, 8 DE DICIEMBRE DE 2016
Lic. María Julia VARELA - Lic. Mónica M. MUELA Biblioteca Mayor de la Universidad Nacional de Córdoba
Este trabajo intenta resumir la experiencia adquirida, tanto los aciertos como los desaciertos, en la creación de la "Biblioteca Mayor Digital" de la Universidad Nacional de Córdoba. Las pautas y metodologías aplicadas en la digitalización del material valioso en formato papel, cimentado en el desafío que representa la conservación del patrimonio documental histórico de esta casa de estudios y el equilibrio entre preservación de la colección y su uso, armonizando los derechos de los usuarios al acceso y la conservación de la misma para la consulta de generaciones futuras.
La preservación en su afán por resguardar el patrimonio recorre diferentes caminos que van desde intervenciones sobre el objeto mismo de cuidado a complejas instalaciones en los espacios de guarda para asegurarle la sobrevida más allá de lo esperable.
En los últimos años el auge de la digitalización nos llevó a pensar que teníamos la solución en nuestras manos, ya que esta nos resolvía el problema del acceso a la información sin la necesidad de la manipulación y con el simple hecho de estar sentados frente a una computadora.
Pero para los conservadores que nunca podemos dejar el lado reflexivo a un costado y como siempre estamos preguntándonos aquello de “¿por qué estoy haciendo esto?” o “¿realmente es necesario que haga esto?”, “¿hasta dónde debe avanzar en un proyecto de digitalización?”, “¿cuál es el costo beneficio?”, la duda se instaló.
Al menos es lo que nos pasó en nuestro equipo de trabajo y es el hilo de nuestras especulaciones lo que queremos compartir con ustedes en esta oportunidad.
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1. Creación del Fondo Digital
La Universidad Nacional de Córdoba desde el año 2008, con el objetivo de preservar y dar visibilidad internacional a parte de las colecciones históricas y la producción intelectual generada por los investigadores de la Universidad, definió un “Plan Estratégico Institucional” para impulsar y desarrollar su propia colección digital, enmarcado en un proyecto mayor denominado “Fortalecimiento institucional de la dimensión internacional de la UNC”.
“Preservación y acceso, objetivos contrapuestos en la era del papel, pueden armonizarse en la era digital” (Herrera Morillas, 2003)
Las bibliotecas que cuentan con un fondo antiguo, es decir con colecciones de manuscritos, incunables e impresos al año 1800, son las primeras en trabajar activamente en proyectos de digitalización, ya que una parte importante de sus colecciones cuentan con derechos de autor vencidos y detentan los derechos de reproducción. Pero probablemente, el factor determinante sea que, en general dentro de sus objetivos fundacionales están incluidos la preservación y difusión de sus fondos.
La reproducción digital del material antiguo y valioso, busca conservar de manera íntegra los originales, para garantizar su existencia futura en beneficio de las próximas generaciones y para mantener a salvo las fuentes de la memoria histórica y cultural de cada sociedad, reduciendo la manipulación de los documentos. Y presentar al investigador el acceso digital y optimizado en su disposición ya que este documento puede estar disponible para varios usuarios simultáneos en cualquier parte del mundo y en cualquier horario, mediante la aplicación de nuevos soportes de almacenamiento de información. Otorgándole mayor visibilidad a estas colecciones, proporcionando un servicio inmediato y directo de consulta, potenciando la accesibilidad y difusión, no sólo entre la comunidad de la UNC, sino también a investigadores de otras universidades e instituciones científicas del mundo.
Para la se selección del material a digitalizar se tiene en cuenta, que no esté disponible en formato digital, su temática, su uso por los investigadores, el estado de conservación y el valor cultural. Este último criterio se sustenta en: el Valor Histórico tanto del objeto como en la conformación del fondo, como testigo y actor de su contexto histórico; el Valor Estético como ser las encuadernaciones, las ilustraciones, las diferentes tipografías, la composición de las cajas de texto, etc; y el Valor de Conocimiento desde el punto de vista de las ideas que comunican, lo que nos permite reconstruir el pasado de un pueblo, de su cultura.
La preparación del material antes de digitalizar, consiste en limpieza con pincel y alisado de las arrugas, siempre bajo la supervisión del Departamento de Preservación. Cuando es necesario hacer una intervención mayor, el material es derivado al Departamento de Preservación para que la realice.
La digitalización propiamente dicha, es la acción de convertir una imagen analógica en una serie de códigos binarios que representan cada uno de los puntos de su estructura, y que puede ser reconocida y almacenada por una computadora, u otros dispositivos digitales. La imagen original sufre dos procesos: por un lado es dividida en líneas horizontales y éstas se descomponen en pixeles (muestreo), y a su vez a cada uno de los pixeles se le asigna un valor en función de la luminosidad o color de la imagen original (cuantificación).
En la realización de los originales de la Colección Digital (Máster), se utilizan dispositivos de captura, que según el objeto a digitalizar y el estado de conservación se utilizará el más conveniente, pudiendo ser: Un escáner Planetario (Zeutschel Omniscan 14000 TT) o una Cámara de Fotos Réflex Digital (Nikon D5200). Seleccionando en primera instancia el escáner, siempre que las dimensiones del objeto lo permitan (70 cm x 45 cm x 10 cm).
Los nuevos documentos digitales
Al digitalizar se opta por el modo imagen, es decir que las imágenes producidas son facsímiles electrónicos del documento original, que permite estudiar la tipografía, la escritura y las ilustraciones. Se generan dos copias, una es el Máster, y la otra es una copia menor para la difusión.
Copia Máster, es el archivo maestro, se realiza con la máxima calidad posible, ya que actúa como copia de seguridad y también para generar otras copias o para futuros procesamientos si mejoran los estándares. Se realiza con una resolución de 600 ppi (pixels per inch / píxeles por pulgada), según recomendación internacionales y sin ningún tipo de compresión o pérdidas, se realizan en formato TIFF (Tagged Image File Format).
Copia Menor para Difusión, se realiza en formato JPG que es el más utilizado para almacenar, presentar y compartir imágenes en internet. Este tipo de formato no necesita un procesado posterior, ocupan menos espacio, es compatible con todos los programas y se visualiza en distintas plataformas, se realiza con una resolución de 300 ppi
En cuanto a la profundidad de bit, o número de niveles de grises o de colores en que se cuantifica la luminosidad del documento. Se definirá según el original, para textos Escala de Grises 8, para dibujos a colores se realizará en color.
Por decisión de la biblioteca no se realizan procesos de mejora de la imagen máster, por considerar que este archivo debe ser lo más parecido al real posible. Entendiendo que la tecnología cambia constantemente, posiblemente en un futuro existan otros filtros y programas para mejorar las imágenes que podrían aplicarse a las copias de difusión. Siguiendo las recomendaciones para proyectos de digitalización de documentos del Archivo General de México “estos procesos se deben utilizar con mucho cuidado, ya que pueden hacer que desaparezcan elementos importantes en una imagen” (p. 34) Por esta misma razón, no se aplican marcas de agua de ningún tipo, ya que éstas afectan la calidad de la imagen.
Para el nombramiento de los archivos, se coloca el número de inventario de cada ejemplar (ya que este dato lo identifica de manera inequívoca) anteponiendo la sigla BM (que identifica a la institución) y luego con el sufijo que identifica cada colección, por ejemplo en la Colección Jesuítica es BJ. En ese caso, por ejemplo BM0002187BJ, identifica al objeto digital (la obra completa) y cada una de las imágenes debe ser identificada de forma correlativa por cinco dígitos, por ejemplo la primera imagen del libro antes mencionado sería: BM0002187BJ00001.tiff. Cuando se definió la estructura del “nombramiento de los archivos” se pensó en un sistema simple, para que con solo ver el nombre del archivo se pueda identificar la obra y porque en la simplicidad hay menos posibilidades de error.
Los metadatos utilizados fueron, en un principio de desarrollo propio, ya que se evaluó que para la descripción de material antiguo, ninguno de los modelos existentes respondía cabalmente, luego se migró a Dublin Core. En grandes rasgos podemos describirlos en tres grupos:
- Descriptivos, como dice su nombre describe e identifica, la información contenida en el documento digital, atributos físicos y bibliográficos, estos metadatos son “tomados" del catálogo existente en la biblioteca, desarrollada en el SIGB Koha, el mismo está en Formato Marc 21 que es una estructura para registro de datos (Norma ISO 2709 - ANSI Z39.2). Según las Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición (AACR2 por sus siglas en inglés) conjunto de reglas que se aplican a la descripción.
- Estructurales, estos metadatos son los que permiten la navegación dentro del documento digital, ya que describen las partes de que conforman la obra, incluyendo características particulares de la misma.
- Preservación, éstos tienen por objetivo facilitar el uso de los archivos en el futuro, describiendo las especificaciones técnicas en su creación y las características particulares de la imagen.
Una vez terminado el proceso de digitalización y carga de metadatos, se pasa a la etapa de control de calidad. El control de calidad es importante, porque garantiza la integridad y consistencia de los archivos digitales. Se debe hacer un control exhaustivo tanto de las imágenes como de la carga de metadatos. Luego del control se hacen las correcciones necesarias, y se procede a realizar el último control de calidad, que es el del Archivo ya a nivel estructural. Los archivos son analizados y se verifica que estén bien formados (en consonancia con los requisitos básicos del formato) y válidos (es decir que tengan consistencia interna). Este análisis se realiza "escaneando" los archivos con el Software Libre Jhove.
Es fundamental que una vez generadas las imágenes digitales reciban un tratamiento adecuado. Una imagen plana, sin metadatos que las describen, que permitan “navegar” por la obra, o con errores, no tiene valor, porque no es posible recuperar la información que nos ofrece correctamente. Como también es muy importante garantizar la conservación a largo plazo. A este punto lo abordaremos más adelante.
2. Evaluación, preparación y cuidados del material
El departamento de Preservación participa activamente de este proyecto desde los inicios cuando fue consultado acerca de los escáneres adecuados para la realización del proyecto y si bien la selección no fue la propuesta por el departamento que consideraba en ese momento como el más adecuado al sistema que presenta la marca BookDrive con una platina en forma de V en donde se coloca el libro con una apertura no mayor a los 120° y toma las imágenes con dos cámaras DSLR, la selección realizada por los directivos fue de todos modos aprobada también por el departamento de preservación.
En la toma de decisión en cuanto a cuáles libros digitalizar, una vez realizada la selección por el personal responsable del procesamiento del material antiguo, del Departamento de Procesos Técnicos, una segunda instancia era llevada a cabo por el Departamento de Preservación dónde el libro era evaluado desde su aspecto físico, es decir, estado de conservación, estabilidad estructural, capacidad de apertura.
El entrenamiento del personal involucrado, implicó la capacitación en:
- La técnica de limpieza mecánica de los libros a digitalizar, manejo del espacio de trabajo, elementos necesarios para realizar la limpieza y forma de utilizarlos, modo de abordar el libro.
- Manipulación del libro teniendo en cuenta principalmente la acción que se desarrolla en el lomo y las tapas al producirse la apertura del mismo, ya que la situación crítica se produce cuando este es colocado en la cama del escáner, momento de fuerte tensión que requiere de toda la habilidad del técnico para evitar producir daño sobre el mismo.
- Acondicionamiento del volumen una vez realizado el proceso de digitalizado, acomodado de hojas sueltas, revisión general del estado del mismo.
Así mismo se brindó asesoramiento permanente en todos los casos no previstos donde personal del departamento era requerido para resolver la situación.
Una vez finalizada la tarea en todas sus etapas y antes de devolver el libro al espacio de guarda un último examen y acondicionamiento se llevaba a cabo en el área, evaluando la necesidad en algunos casos de realizar un soporte o caja para guarda cuando la condición lo requiriera.
3. Preservación del Objeto Digital a largo plazo
Los permanentes cambios en la tecnología, muchas veces son más veloces, que el tiempo que tienen nuestras instituciones en adaptarse a ellos. Sin ir más lejos, cuantos soportes de almacenamiento han desaparecido en los últimos 25 años.
El riesgo del “Digital Dark Age” o Pérdida de la memoria colectiva, es una preocupación constante que se remonta a mediados de los años ‘90, para referirse a los riesgos que comporta para el futuro no conservar la información digital que tan masivamente y de forma creciente se está produciendo en cualquier actividad de la sociedad actual. La pérdida del patrimonio de la cultura escrita de un país, traería consecuencias nefastas para el progresivo desarrollo humano (Orera Orera).
La Association for Library Collections & Technical Services (ALCTS) define Preservación digital, como es el conjunto de políticas, estrategias y acciones para garantizar el acceso al contenido digital (ya sea de origen o por conversión de formatos), manteniéndolo independiente de los fallos que pueda tener el soporte que lo contenga y de los cambios tecnológicos. Y todo ello con el fin de que a lo largo del tiempo sea posible una interpretación correcta del contenido “autenticado”.
Luisa Orera Orera, destaca entre los problemas con que se enfrenta la preservación de la producción digital, a los siguientes: Las enormes cifras que están alcanzando este tipo de recursos, sobre todo con la importancia adquirida por la web como vehículo de comunicación. La diversidad de contenidos (texto, imagen, sonido, etc.) y la diversidad de la tipología de la información que se transmite a través de Internet. Ésta puede ser científica, de tipo personal, institucional, legal, etc. La ruptura de los canales tradicionales de producción, comercio y uso del documento, con la consiguiente ruptura de los esquemas existentes hasta ahora, apareciendo nuevos problemas pendientes de resolución, como los relativos a la propiedad intelectual. Las distintas condiciones de conservación requeridas por los diferentes formatos. La rápida obsolescencia de la tecnología digital. La inestabilidad de la información digital (se estima que la vida media de las páginas de Internet es de entre 44 días y 2 años). La complejidad de los documentos hipertextuales, lo que hace necesario conservar el propio sistema de interacción. El difícil control de la información existente en la web. Los motores de búsqueda controlan las capas superficiales pero no el web profundo. Los problemas relacionados con la propiedad intelectual y la falta de legislación sobre el tema. Todavía no se ha llegado a un acuerdo internacional sobre el “derecho de copia para preservación”.
Es decir que si hablamos de preservación, es tan importante el proceso de digitalización mismo, como contar con un Plan para la preservación digital. Esto es esencial para asegurar que existan medios confiables y verificables que permitan preservar la integridad de los archivos digitales. Asegurando que el contenido de archivos digitales se mantendrá accesible a lo largo del tiempo. El Plan de Preservación debe ser pautado y escrito para que todo el personal sepa lo que se hace, por qué y para qué, teniendo en cuenta el costo de los procesos de digitalización, la inversión en personal y el posible daño causado a materiales raros y únicos.
Las políticas, estrategias y acciones a las que hace referencia la definición de preservación digital dada por la ALCTS, se basan en tres ejes fundamentales:
1) La creación del contenido, implica el seguimiento de unas especificaciones técnicas claras y completas. Generación de archivos máster fiables. Producción de metadatos descriptivos, estructurales y de preservación que faciliten el acceso al contenido. Realización de minuciosos controles de calidad
2) La integridad del contenido, quedará garantizada siempre y cuando nos basemos en políticas, estrategias y procedimientos debidamente documentados. Identificadores persistentes que remitan a los objetos digitales que pretendemos preservar. Mantenimiento de un registro en el que se conserve la procedencia y todos los cambios que sufran los objetos digitales. Utilización de mecanismos de verificación. La atención a cumplir con requisitos de seguridad frente a riesgos tales como los virus informáticos. El establecimiento de una rutina de comprobaciones
3) El mantenimiento del contenido, ya que además de crear el contenido y de asegurar su integridad de acuerdo a pautas normalizadas, debemos de contar con todos los elementos (materiales e intelectuales) que nos permita mantenerlo a lo largo del tiempo. Infraestructura informática y de comunicaciones robusta. Almacenamiento y sincronización de los archivos en ubicaciones múltiples. Monitorización y gestión continúa de los archivos. Implantación de programas para el refreshing, la migración y la emulación. Creación y comprobación de planes de prevención y recuperación. Revisión y actualización periódica de políticas y procedimientos. Este último punto es esencial asumirlo pues en el mundo de las nuevas tecnologías todo varía a gran velocidad, de manera que decisiones que en un determinado momento fueron las ideales, con el tiempo pueden no suponer la solución más óptima. Es pues fundamental ser permeables al cambio, aunque siempre de manera cautelosa y científicamente fundada.
Por su parte IFLA recomienda, para la preservación digital, que se cumplan con los formatos y las resoluciones acordadas de los archivos y los niveles de descripción de los registros. Establecer claramente los estándares de calidad esperados. Almacenamiento de múltiples copias en localizaciones geográficamente dispersas, tipo de almacenamiento y mantenimiento en servidores distribuidos para archivos digitales. Contar con los procesos y sistemas necesarios para supervisar la integridad de los archivos digitales. Evaluar con regularidad la necesidad de migrar las colecciones o emular la futura funcionalidad del software.
4. A modo de cierre…
Desde la experiencia obtenida al finalizar el proyecto, el análisis de lo realizado nos ha llevado a pararnos en otro ángulo y ver desde otra perspectiva el proceso.
Es necesario no dejarse llevar por el entusiasmo de crear un el fondo digital, sin antes prever los costos económicos a largo plazo que esto implica. El costo inicial de la compra del escáner o cámara fotográfica y del personal implicado es solo una parte. Es preciso tener previsto “antes” de comenzar el trabajo, cómo y dónde se podrán visualizar las obras digitalizadas. Lo mismo que contar que la preservación del material digital es un proceso continuo, y que también hay que sumarlo al costo inicial.
Si antes la duda era cual escáner era el más adecuado, cuál sería el que lograría la mejor imagen sin dañar el libro, ahora nos queda la sensación de que aún en la mejor selección que pudiéramos hacer de dicho dispositivo y aún en el mejor estado de conservación del libro lo que estamos haciendo es someterlo a una situación de tensión extrema para lograr como resultado una imagen bidimensional de un objeto que no solo nos entrega información por medio del texto escrito en él sino a través de muchas otras de sus características y esto nos lleva a la pregunta inicial ¿es necesario hacer esto? ¿puede la digitalización resolver todos los aspectos que hacen a este objeto único? ¿conformará esto al investigador?
Colocamos al objeto en esta situación con la idea de hacerlo sólo una vez y resguardarlo para siempre, pero ¿alcanza para el estudio del libro antiguo la imagen digital? Podríamos estar envueltos en discusiones ya ocurridas hace tiempo, como por ejemplo en los comienzos de la fotografía cuando se debatía sobre si ésta podía ser considerada un reflejo de la realidad o era más bien una interpretación que el fotógrafo realizaba de la misma a través de su lente. ¿Hasta dónde la imagen puede reemplazar al objeto? ¿Estamos otra vez cerca de esa discusión u hoy el investigador agradece desde miles de kilómetros a la distancia poder observar una imagen con el detenimiento y el detalle que permite la copia digital, hacer esa pesquisa antes impensable sin salir siquiera de su casa o espacio de trabajo?
El principal debate sobre los procesos de digitalización ha sido si estos podían ser considerados como una forma estable de conservación de la información, si podríamos garantizar su acceso a través del tiempo, cuál sería la forma de almacenamiento, búsqueda o recuperación más adecuada.
Después de la experiencia comprendimos que trabajar con metadatos propios exclusivamente, no fue la mejor decisión. Es necesario prever la posibilidad de futuros trabajos cooperativos, por lo que es fundamental trabajar bajo normativas internacionales. Por lo que se decidió la migración a Dublin Core, pero resguardando a modo de “Valor añadido” algunos metadatos propios, que nos permiten recuperar imágenes por exlibris, tipos de encuadernación, ilustraciones, etc. que de otra manera no se podría. Pero no haberlo previsto al inicio del proceso nos generó una duplicación de trabajo al tener que migrar los metadatos propios a un esquema estándar de metadatos.
Menos se ha discutido hasta dónde la digitalización dará una respuesta a las distintas maneras de abordaje del libro antiguo, del “libro objeto”, cómo reflejar la complejidad de su construcción, de sus materiales, de las marcas de agua del papel que sólo son visibles a contraluz, de la sutileza que refleja la hoja de papel hecha a mano con sus marcas prácticamente imperceptibles, todo detalle aplanado, aplastado, por la luz implacable del escáner.
La digitalización no puede resolver todas las complejidades del documento por lo que el investigador deberá en algún momento volver al original. (Morales).
Otro aspecto que se ha tenido poco en cuenta y que nos vuelve a las razones iniciales de los proyectos de digitalización que afirman su necesidad en la preservación del objeto original, es el desgaste que este sufre a través todo el proceso y que vuelve a detenernos a pensar si compensará dicho desgaste el uso posterior. Teniendo en cuenta que el material antiguo, generalmente, no es de uso masivo sino que es consultado por un público muy reducido.
Aún nos queda una última inquietud, ¿actualmente contamos con todos los elementos para afirmar que la preservación y el acceso, objetivos contrapuestos en la era del papel, efectivamente, pueden armonizarse en la era digital?
Córdoba, agosto 2016.-
BIBLIOGRAFÍA
- AGN - MÉXICO (2015) Recomendaciones para proyectos de digitalización de documentos. (Colección Guías e Instructivos, Nº 3). Disponible en: https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/56203/Recomendaciones_para_proyectos_de_digitalizacion_de_documentos.pdf
- ALCTS: Association for Library Collections and Technical Services. (2007) Definición de Preservación Digital. En: Conferencia Anual de ALA, Washington, DC. Disponible en: http://www.ala.org/alcts/resources/preserv/defdigpres0408
1. Creación del Fondo Digital
La Universidad Nacional de Córdoba desde el año 2008, con el objetivo de preservar y dar visibilidad internacional a parte de las colecciones históricas y la producción intelectual generada por los investigadores de la Universidad, definió un “Plan Estratégico Institucional” para impulsar y desarrollar su propia colección digital, enmarcado en un proyecto mayor denominado “Fortalecimiento institucional de la dimensión internacional de la UNC”.
“Preservación y acceso, objetivos contrapuestos en la era del papel, pueden armonizarse en la era digital” (Herrera Morillas, 2003)
Las bibliotecas que cuentan con un fondo antiguo, es decir con colecciones de manuscritos, incunables e impresos al año 1800, son las primeras en trabajar activamente en proyectos de digitalización, ya que una parte importante de sus colecciones cuentan con derechos de autor vencidos y detentan los derechos de reproducción. Pero probablemente, el factor determinante sea que, en general dentro de sus objetivos fundacionales están incluidos la preservación y difusión de sus fondos.
La reproducción digital del material antiguo y valioso, busca conservar de manera íntegra los originales, para garantizar su existencia futura en beneficio de las próximas generaciones y para mantener a salvo las fuentes de la memoria histórica y cultural de cada sociedad, reduciendo la manipulación de los documentos. Y presentar al investigador el acceso digital y optimizado en su disposición ya que este documento puede estar disponible para varios usuarios simultáneos en cualquier parte del mundo y en cualquier horario, mediante la aplicación de nuevos soportes de almacenamiento de información. Otorgándole mayor visibilidad a estas colecciones, proporcionando un servicio inmediato y directo de consulta, potenciando la accesibilidad y difusión, no sólo entre la comunidad de la UNC, sino también a investigadores de otras universidades e instituciones científicas del mundo.
Para la se selección del material a digitalizar se tiene en cuenta, que no esté disponible en formato digital, su temática, su uso por los investigadores, el estado de conservación y el valor cultural. Este último criterio se sustenta en: el Valor Histórico tanto del objeto como en la conformación del fondo, como testigo y actor de su contexto histórico; el Valor Estético como ser las encuadernaciones, las ilustraciones, las diferentes tipografías, la composición de las cajas de texto, etc; y el Valor de Conocimiento desde el punto de vista de las ideas que comunican, lo que nos permite reconstruir el pasado de un pueblo, de su cultura.
La preparación del material antes de digitalizar, consiste en limpieza con pincel y alisado de las arrugas, siempre bajo la supervisión del Departamento de Preservación. Cuando es necesario hacer una intervención mayor, el material es derivado al Departamento de Preservación para que la realice.
La digitalización propiamente dicha, es la acción de convertir una imagen analógica en una serie de códigos binarios que representan cada uno de los puntos de su estructura, y que puede ser reconocida y almacenada por una computadora, u otros dispositivos digitales. La imagen original sufre dos procesos: por un lado es dividida en líneas horizontales y éstas se descomponen en pixeles (muestreo), y a su vez a cada uno de los pixeles se le asigna un valor en función de la luminosidad o color de la imagen original (cuantificación).
En la realización de los originales de la Colección Digital (Máster), se utilizan dispositivos de captura, que según el objeto a digitalizar y el estado de conservación se utilizará el más conveniente, pudiendo ser: Un escáner Planetario (Zeutschel Omniscan 14000 TT) o una Cámara de Fotos Réflex Digital (Nikon D5200). Seleccionando en primera instancia el escáner, siempre que las dimensiones del objeto lo permitan (70 cm x 45 cm x 10 cm).
Los nuevos documentos digitales
Al digitalizar se opta por el modo imagen, es decir que las imágenes producidas son facsímiles electrónicos del documento original, que permite estudiar la tipografía, la escritura y las ilustraciones. Se generan dos copias, una es el Máster, y la otra es una copia menor para la difusión.
Copia Máster, es el archivo maestro, se realiza con la máxima calidad posible, ya que actúa como copia de seguridad y también para generar otras copias o para futuros procesamientos si mejoran los estándares. Se realiza con una resolución de 600 ppi (pixels per inch / píxeles por pulgada), según recomendación internacionales y sin ningún tipo de compresión o pérdidas, se realizan en formato TIFF (Tagged Image File Format).
Copia Menor para Difusión, se realiza en formato JPG que es el más utilizado para almacenar, presentar y compartir imágenes en internet. Este tipo de formato no necesita un procesado posterior, ocupan menos espacio, es compatible con todos los programas y se visualiza en distintas plataformas, se realiza con una resolución de 300 ppi
En cuanto a la profundidad de bit, o número de niveles de grises o de colores en que se cuantifica la luminosidad del documento. Se definirá según el original, para textos Escala de Grises 8, para dibujos a colores se realizará en color.
Por decisión de la biblioteca no se realizan procesos de mejora de la imagen máster, por considerar que este archivo debe ser lo más parecido al real posible. Entendiendo que la tecnología cambia constantemente, posiblemente en un futuro existan otros filtros y programas para mejorar las imágenes que podrían aplicarse a las copias de difusión. Siguiendo las recomendaciones para proyectos de digitalización de documentos del Archivo General de México “estos procesos se deben utilizar con mucho cuidado, ya que pueden hacer que desaparezcan elementos importantes en una imagen” (p. 34) Por esta misma razón, no se aplican marcas de agua de ningún tipo, ya que éstas afectan la calidad de la imagen.
Para el nombramiento de los archivos, se coloca el número de inventario de cada ejemplar (ya que este dato lo identifica de manera inequívoca) anteponiendo la sigla BM (que identifica a la institución) y luego con el sufijo que identifica cada colección, por ejemplo en la Colección Jesuítica es BJ. En ese caso, por ejemplo BM0002187BJ, identifica al objeto digital (la obra completa) y cada una de las imágenes debe ser identificada de forma correlativa por cinco dígitos, por ejemplo la primera imagen del libro antes mencionado sería: BM0002187BJ00001.tiff. Cuando se definió la estructura del “nombramiento de los archivos” se pensó en un sistema simple, para que con solo ver el nombre del archivo se pueda identificar la obra y porque en la simplicidad hay menos posibilidades de error.
Los metadatos utilizados fueron, en un principio de desarrollo propio, ya que se evaluó que para la descripción de material antiguo, ninguno de los modelos existentes respondía cabalmente, luego se migró a Dublin Core. En grandes rasgos podemos describirlos en tres grupos:
- Descriptivos, como dice su nombre describe e identifica, la información contenida en el documento digital, atributos físicos y bibliográficos, estos metadatos son “tomados" del catálogo existente en la biblioteca, desarrollada en el SIGB Koha, el mismo está en Formato Marc 21 que es una estructura para registro de datos (Norma ISO 2709 - ANSI Z39.2). Según las Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición (AACR2 por sus siglas en inglés) conjunto de reglas que se aplican a la descripción.
- Estructurales, estos metadatos son los que permiten la navegación dentro del documento digital, ya que describen las partes de que conforman la obra, incluyendo características particulares de la misma.
- Preservación, éstos tienen por objetivo facilitar el uso de los archivos en el futuro, describiendo las especificaciones técnicas en su creación y las características particulares de la imagen.
Una vez terminado el proceso de digitalización y carga de metadatos, se pasa a la etapa de control de calidad. El control de calidad es importante, porque garantiza la integridad y consistencia de los archivos digitales. Se debe hacer un control exhaustivo tanto de las imágenes como de la carga de metadatos. Luego del control se hacen las correcciones necesarias, y se procede a realizar el último control de calidad, que es el del Archivo ya a nivel estructural. Los archivos son analizados y se verifica que estén bien formados (en consonancia con los requisitos básicos del formato) y válidos (es decir que tengan consistencia interna). Este análisis se realiza "escaneando" los archivos con el Software Libre Jhove.
Es fundamental que una vez generadas las imágenes digitales reciban un tratamiento adecuado. Una imagen plana, sin metadatos que las describen, que permitan “navegar” por la obra, o con errores, no tiene valor, porque no es posible recuperar la información que nos ofrece correctamente. Como también es muy importante garantizar la conservación a largo plazo. A este punto lo abordaremos más adelante.
2. Evaluación, preparación y cuidados del material
El departamento de Preservación participa activamente de este proyecto desde los inicios cuando fue consultado acerca de los escáneres adecuados para la realización del proyecto y si bien la selección no fue la propuesta por el departamento que consideraba en ese momento como el más adecuado al sistema que presenta la marca BookDrive con una platina en forma de V en donde se coloca el libro con una apertura no mayor a los 120° y toma las imágenes con dos cámaras DSLR, la selección realizada por los directivos fue de todos modos aprobada también por el departamento de preservación.
En la toma de decisión en cuanto a cuáles libros digitalizar, una vez realizada la selección por el personal responsable del procesamiento del material antiguo, del Departamento de Procesos Técnicos, una segunda instancia era llevada a cabo por el Departamento de Preservación dónde el libro era evaluado desde su aspecto físico, es decir, estado de conservación, estabilidad estructural, capacidad de apertura.
El entrenamiento del personal involucrado, implicó la capacitación en:
- La técnica de limpieza mecánica de los libros a digitalizar, manejo del espacio de trabajo, elementos necesarios para realizar la limpieza y forma de utilizarlos, modo de abordar el libro.
- Manipulación del libro teniendo en cuenta principalmente la acción que se desarrolla en el lomo y las tapas al producirse la apertura del mismo, ya que la situación crítica se produce cuando este es colocado en la cama del escáner, momento de fuerte tensión que requiere de toda la habilidad del técnico para evitar producir daño sobre el mismo.
- Acondicionamiento del volumen una vez realizado el proceso de digitalizado, acomodado de hojas sueltas, revisión general del estado del mismo.
Así mismo se brindó asesoramiento permanente en todos los casos no previstos donde personal del departamento era requerido para resolver la situación.
Una vez finalizada la tarea en todas sus etapas y antes de devolver el libro al espacio de guarda un último examen y acondicionamiento se llevaba a cabo en el área, evaluando la necesidad en algunos casos de realizar un soporte o caja para guarda cuando la condición lo requiriera.
3. Preservación del Objeto Digital a largo plazo
Los permanentes cambios en la tecnología, muchas veces son más veloces, que el tiempo que tienen nuestras instituciones en adaptarse a ellos. Sin ir más lejos, cuantos soportes de almacenamiento han desaparecido en los últimos 25 años.
El riesgo del “Digital Dark Age” o Pérdida de la memoria colectiva, es una preocupación constante que se remonta a mediados de los años ‘90, para referirse a los riesgos que comporta para el futuro no conservar la información digital que tan masivamente y de forma creciente se está produciendo en cualquier actividad de la sociedad actual. La pérdida del patrimonio de la cultura escrita de un país, traería consecuencias nefastas para el progresivo desarrollo humano (Orera Orera).
La Association for Library Collections & Technical Services (ALCTS) define Preservación digital, como es el conjunto de políticas, estrategias y acciones para garantizar el acceso al contenido digital (ya sea de origen o por conversión de formatos), manteniéndolo independiente de los fallos que pueda tener el soporte que lo contenga y de los cambios tecnológicos. Y todo ello con el fin de que a lo largo del tiempo sea posible una interpretación correcta del contenido “autenticado”.
Luisa Orera Orera, destaca entre los problemas con que se enfrenta la preservación de la producción digital, a los siguientes: Las enormes cifras que están alcanzando este tipo de recursos, sobre todo con la importancia adquirida por la web como vehículo de comunicación. La diversidad de contenidos (texto, imagen, sonido, etc.) y la diversidad de la tipología de la información que se transmite a través de Internet. Ésta puede ser científica, de tipo personal, institucional, legal, etc. La ruptura de los canales tradicionales de producción, comercio y uso del documento, con la consiguiente ruptura de los esquemas existentes hasta ahora, apareciendo nuevos problemas pendientes de resolución, como los relativos a la propiedad intelectual. Las distintas condiciones de conservación requeridas por los diferentes formatos. La rápida obsolescencia de la tecnología digital. La inestabilidad de la información digital (se estima que la vida media de las páginas de Internet es de entre 44 días y 2 años). La complejidad de los documentos hipertextuales, lo que hace necesario conservar el propio sistema de interacción. El difícil control de la información existente en la web. Los motores de búsqueda controlan las capas superficiales pero no el web profundo. Los problemas relacionados con la propiedad intelectual y la falta de legislación sobre el tema. Todavía no se ha llegado a un acuerdo internacional sobre el “derecho de copia para preservación”.
Es decir que si hablamos de preservación, es tan importante el proceso de digitalización mismo, como contar con un Plan para la preservación digital. Esto es esencial para asegurar que existan medios confiables y verificables que permitan preservar la integridad de los archivos digitales. Asegurando que el contenido de archivos digitales se mantendrá accesible a lo largo del tiempo. El Plan de Preservación debe ser pautado y escrito para que todo el personal sepa lo que se hace, por qué y para qué, teniendo en cuenta el costo de los procesos de digitalización, la inversión en personal y el posible daño causado a materiales raros y únicos.
Las políticas, estrategias y acciones a las que hace referencia la definición de preservación digital dada por la ALCTS, se basan en tres ejes fundamentales:
1) La creación del contenido, implica el seguimiento de unas especificaciones técnicas claras y completas. Generación de archivos máster fiables. Producción de metadatos descriptivos, estructurales y de preservación que faciliten el acceso al contenido. Realización de minuciosos controles de calidad
2) La integridad del contenido, quedará garantizada siempre y cuando nos basemos en políticas, estrategias y procedimientos debidamente documentados. Identificadores persistentes que remitan a los objetos digitales que pretendemos preservar. Mantenimiento de un registro en el que se conserve la procedencia y todos los cambios que sufran los objetos digitales. Utilización de mecanismos de verificación. La atención a cumplir con requisitos de seguridad frente a riesgos tales como los virus informáticos. El establecimiento de una rutina de comprobaciones
3) El mantenimiento del contenido, ya que además de crear el contenido y de asegurar su integridad de acuerdo a pautas normalizadas, debemos de contar con todos los elementos (materiales e intelectuales) que nos permita mantenerlo a lo largo del tiempo. Infraestructura informática y de comunicaciones robusta. Almacenamiento y sincronización de los archivos en ubicaciones múltiples. Monitorización y gestión continúa de los archivos. Implantación de programas para el refreshing, la migración y la emulación. Creación y comprobación de planes de prevención y recuperación. Revisión y actualización periódica de políticas y procedimientos. Este último punto es esencial asumirlo pues en el mundo de las nuevas tecnologías todo varía a gran velocidad, de manera que decisiones que en un determinado momento fueron las ideales, con el tiempo pueden no suponer la solución más óptima. Es pues fundamental ser permeables al cambio, aunque siempre de manera cautelosa y científicamente fundada.
Por su parte IFLA recomienda, para la preservación digital, que se cumplan con los formatos y las resoluciones acordadas de los archivos y los niveles de descripción de los registros. Establecer claramente los estándares de calidad esperados. Almacenamiento de múltiples copias en localizaciones geográficamente dispersas, tipo de almacenamiento y mantenimiento en servidores distribuidos para archivos digitales. Contar con los procesos y sistemas necesarios para supervisar la integridad de los archivos digitales. Evaluar con regularidad la necesidad de migrar las colecciones o emular la futura funcionalidad del software.
4. A modo de cierre…
Desde la experiencia obtenida al finalizar el proyecto, el análisis de lo realizado nos ha llevado a pararnos en otro ángulo y ver desde otra perspectiva el proceso.
Es necesario no dejarse llevar por el entusiasmo de crear un el fondo digital, sin antes prever los costos económicos a largo plazo que esto implica. El costo inicial de la compra del escáner o cámara fotográfica y del personal implicado es solo una parte. Es preciso tener previsto “antes” de comenzar el trabajo, cómo y dónde se podrán visualizar las obras digitalizadas. Lo mismo que contar que la preservación del material digital es un proceso continuo, y que también hay que sumarlo al costo inicial.
Si antes la duda era cual escáner era el más adecuado, cuál sería el que lograría la mejor imagen sin dañar el libro, ahora nos queda la sensación de que aún en la mejor selección que pudiéramos hacer de dicho dispositivo y aún en el mejor estado de conservación del libro lo que estamos haciendo es someterlo a una situación de tensión extrema para lograr como resultado una imagen bidimensional de un objeto que no solo nos entrega información por medio del texto escrito en él sino a través de muchas otras de sus características y esto nos lleva a la pregunta inicial ¿es necesario hacer esto? ¿puede la digitalización resolver todos los aspectos que hacen a este objeto único? ¿conformará esto al investigador?
Colocamos al objeto en esta situación con la idea de hacerlo sólo una vez y resguardarlo para siempre, pero ¿alcanza para el estudio del libro antiguo la imagen digital? Podríamos estar envueltos en discusiones ya ocurridas hace tiempo, como por ejemplo en los comienzos de la fotografía cuando se debatía sobre si ésta podía ser considerada un reflejo de la realidad o era más bien una interpretación que el fotógrafo realizaba de la misma a través de su lente. ¿Hasta dónde la imagen puede reemplazar al objeto? ¿Estamos otra vez cerca de esa discusión u hoy el investigador agradece desde miles de kilómetros a la distancia poder observar una imagen con el detenimiento y el detalle que permite la copia digital, hacer esa pesquisa antes impensable sin salir siquiera de su casa o espacio de trabajo?
El principal debate sobre los procesos de digitalización ha sido si estos podían ser considerados como una forma estable de conservación de la información, si podríamos garantizar su acceso a través del tiempo, cuál sería la forma de almacenamiento, búsqueda o recuperación más adecuada.
Después de la experiencia comprendimos que trabajar con metadatos propios exclusivamente, no fue la mejor decisión. Es necesario prever la posibilidad de futuros trabajos cooperativos, por lo que es fundamental trabajar bajo normativas internacionales. Por lo que se decidió la migración a Dublin Core, pero resguardando a modo de “Valor añadido” algunos metadatos propios, que nos permiten recuperar imágenes por exlibris, tipos de encuadernación, ilustraciones, etc. que de otra manera no se podría. Pero no haberlo previsto al inicio del proceso nos generó una duplicación de trabajo al tener que migrar los metadatos propios a un esquema estándar de metadatos.
Menos se ha discutido hasta dónde la digitalización dará una respuesta a las distintas maneras de abordaje del libro antiguo, del “libro objeto”, cómo reflejar la complejidad de su construcción, de sus materiales, de las marcas de agua del papel que sólo son visibles a contraluz, de la sutileza que refleja la hoja de papel hecha a mano con sus marcas prácticamente imperceptibles, todo detalle aplanado, aplastado, por la luz implacable del escáner.
La digitalización no puede resolver todas las complejidades del documento por lo que el investigador deberá en algún momento volver al original. (Morales).
Otro aspecto que se ha tenido poco en cuenta y que nos vuelve a las razones iniciales de los proyectos de digitalización que afirman su necesidad en la preservación del objeto original, es el desgaste que este sufre a través todo el proceso y que vuelve a detenernos a pensar si compensará dicho desgaste el uso posterior. Teniendo en cuenta que el material antiguo, generalmente, no es de uso masivo sino que es consultado por un público muy reducido.
Aún nos queda una última inquietud, ¿actualmente contamos con todos los elementos para afirmar que la preservación y el acceso, objetivos contrapuestos en la era del papel, efectivamente, pueden armonizarse en la era digital?
Córdoba, agosto 2016.-
BIBLIOGRAFÍA
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Este trabajo fue parte del I Encuentro de Conservación & Digitalización Septiembre de 2016 - Organizado por el Museo del Cabildo y la Revolución de Mayo - Buenos Aires, Argentina. Auspiciado por Lucas de Leyden
Fuente: www.facebook.com/notes/revista-lucas-de-leyden/digitalizar-para-preservar-preservar-lo-digitalizado/1058517644257403
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